Descubra tudo sobre NFe e qual emissor de nota fiscal eletrônica escolher

Criado em: 30/04/2020 - Atualizado em: 30/04/2020 - Tempo estimado de leitura: 18 minutos

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil. Lidar com uma equipe de funcionários, clientes, prazos, um mercado de trabalho em constantes mudanças, entre outros, são apenas alguns dos desafios enfrentados.

Ter acesso a plataformas que proporcionam a simplicidade e segurança é essencial. Com as tecnologias de hoje em constante avanço, o homem voltou o seu olhar para o desenvolvimento de ferramentas que pudessem atender suas necessidades.

A criação de softwares, notas fiscais eletrônicas, certificados e outras ferramentas voltados para o mundo dos negócios ganhou destaque. Por isso, hoje os negócios de alta performance precisa estar totalmente informatizado e automatizados.

Toda essa evolução não poderia deixar de fora (e não deixou!) o setor que garante muito do desenvolvimento de um empreendimento: o financeiro.

Para que os resultados obtidos nessa gestão financeira de uma empresa sejam positivos algumas dicas podem ser seguidas, e entre elas está a nota fiscal eletrônica.

Ao menos que seja isento, qualquer tipo de negócio precisa realizar o pagamento de impostos, já que juros e multas podem comprometer o caixa financeiro da empresa. Dessa forma, é necessário que o empreendedor busque medidas e ferramentas para agilizar e evitar erros no processo de emissão de notas fiscais.

Pensando em todos os benefícios da adoção da NFe, trouxemos aqui um guia completo que pretende não só esclarecer todas as dúvidas sobre essa vantagem digital, como também orientar aqueles que pretendem adotar o sistema de NFe.

Mas, afinal...

1. O que é uma NFe?

NFe (Nota fiscal eletrônica ou NF-e)é o nome dado ao documento digital que tem como objetivo documentar a circulação de mercadorias, além da prestação de determinados serviços.

Essas notas servem para garantir que as empresas se mantenham no mercado de forma legal, e estão em vigor desde 15 de setembro de 2006.

As NF eletrônicas comprovam a venda e compra de mercadorias e serviços, garantindo que a tributação foi calculada de maneira correta para recolhimento futuro, além de comprovar o prazo de garantia de um produto, a entrega, a forma de pagamento etc.

Ah! Vale lembrar que quase todos os estados já contam com essa facilidade, porém não são todas as cidades que utilizam a NF-e. Mas é um consenso que esse formato deverá ser adotado em todo o Brasil.

2. Quais são os benefícios da NF-e?

Com o uso da NFe, tudo se resolve de forma digital, eliminando a necessidade de imprimir documentos. E o fato de ter todos os arquivos on-line ainda erradica o risco de perda dos papéis, já que no armazenamento eletrônico é possível fazer um backup.

Assim, ao adotar a nota fiscal no formato eletrônico, o empreendedor reduz os custos com papel impresso, armazenamento e estoque. Lembrando que: a prefeitura exige que as notas sejam armazenadas por no mínimo 5 anos.

Além disso, as NFe promovem mais segurança nos processos fiscais, uma vez que os documentos precisam ser validados.

As notas fiscais eletrônicas ainda reduzem chances de erros no processo que antes aconteciam manualmente, já que agora o sistema checa todas as informações.

Ainda não está convencido? Conheça outras vantagens da NFe:

• Aumenta a produtividade da sua empresa, já que é possível automatizar as emissões;

• Melhor gestão do tempo dos seus funcionários, que não precisam mais repetir a mesma tarefa várias vezes e gastam menos tempo digitando os dados que podem ser cadastrados apenas uma vez;

• Satisfação garantida dos clientes que passam por um processo de compra mais rápido e seguro;

• Para as prefeituras, as NFe também são uma vantagem: diminui as chances de sonegação de impostos, já que melhora a fiscalização das empresas.

3. E quais são os tipos de NFe?

Existem diversos tipos de notas fiscais eletrônicas, estando entre elas as principais:

• NFe (Nota Fiscal Eletrônica)

Essa nota fiscal tem o intuito de substituir as notas fiscais de modelo 1 e 1A e se relaciona à cobrança do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).

A função da NF-e é registrar uma operação de circulação de mercadorias para que possa haver a fiscalização e o recolhimento de impostos no futuro. Sendo necessárias a assinatura digital e a autorização por parte da Secretaria de Estado da Fazenda.

Entre os benefícios dessa nota estão a redução da sonegação, além da redução dos gastos da empresa com papel e impressão, e o armazenamento digital.

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço)

Já a NFS-e tem o objetivo de substituir a Declaração de Serviço, relacionada à cobrança do ISS (Imposto sobre Serviços), sendo exclusivamente utilizada para o registro de operações de serviço.

A Nota Fiscal de Serviço é majoritariamente utilizada por aqueles que vendem um produto ou serviço pela internet.

• NF-e Complementar (Nota Fiscal Complementar)

Esse tipo de NF veio para substituir a nota fiscal de venda do consumidor que antes era emitida no modelo 2 e o cupom fiscal emitido por ECF que são emitidos em comércios varejistas no Brasil., sendo emitida a cada venda para o consumidor final - pessoas físicas.

Além de garantir o controle fiscal do governo, essa nota fiscal também permite ao consumidor: identificar o estabelecimento da compra, a data e hora da operação, descrição do que foi adquirido e as condições do pagamento.

4. Qual a função do Certificado Digital?

Para a emissão das NFs, um dos pré-requisitos, é a assinatura do certificado digital A1 ou A3, que pode ser adquirido através da internet.

O certificado digital possui validade jurídica e garante a segurança das transações online da empresa, como troca de documentos e mensagens.

5. Como são emitidas as notas fiscais eletrônicas?

O software da Secretaria da Fazenda (Sefaz) correspondente de cada estado, por exemplo, de São Paulo, pode ser instalado no seu computador gratuitamente. A nota fiscal de produto e a de consumidor devem ser emitidas através deste software.

Enquanto a nota fiscal de serviço (NFS-e) deve ser criada no site da prefeitura correspondente.

Porém, quem já testou sabe que o processo pode se tornar bem desgastante e levar muito tempo do gestor. É bem comum que tanto a Sefaz quanto os órgãos municipais tenham instabilidades - principalmente no início e fim de mês - devido ao alto volume de documentos fiscais a serem gerados.

Além disso, o processo tende a ser bem burocrático e não existe um padrão de emissão entre as prefeituras. Dessa forma, muitas vezes os usuários não compreendem o que é solicitado e não sabem como lidar com cada situação.

Com a extensa demanda que leva um gestor de uma empresa, perder tempo com emissão de notas fiscais é perda de dinheiro. Por isso, adoção de um software que automatiza esse processo acaba sendo a melhor opção.

Isso ocorre porque com um software os diferentes setores de empresa ficam integrados ao sistema, sendo possível entrelaçar o controle da área financeira com o emissor de notas fiscais.

Adquirindo um bom software se obtêm diversos recursos como um sistema gestão completo, que integra as notas fiscais com o financeiro, estoques e vendas, assim como o próprio Certificado Digital.

6. Mas, afinal, por que adotar o sistema de nota fiscal eletrônica?

Vamos imaginar por um instante que você é o dono de uma empresa que acaba de receber a compra de um consumidor.

O que acontece depois que o pagamento é aprovado?

Para aqueles que não possuem um sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, esse é o momento em que um funcionário checa os dados da compra e lança manualmente essas informações na nota fiscal.

O problema é que esse processo não só consome uma grande quantidade de tempo, como está sujeito a margem de erros humana. Afinal é muito fácil errar um número quando se manipula diversos dados.

É nesse cenário que entra o software de NFe.

Adequar o seu negócio para o sistema de emissão de nota fiscal eletrônica pode trazer diversas vantagens para todos os envolvidos em uma transação comercial.

Além da redução de custo de impressão e armazenagem de documentos, com o software tudo o processo citado acima é feito de maneira automática. Isso sem exigir grandes conhecimentos de informática ou programação.

Com o software, também é possível enviar a nota e o seu XML direto para o e-mail do cliente e para a contabilidade da empresa, agilizando assim alguns processos.

7. E como escolher o emissor de nota fiscal ideal?

Como vimos existem vários Notas Fiscais eletrônicas e cada um possui um foco e objetivo específico.

Além disso existem no mercado uma gama de opções de emissores, de forma que antes de implementar o sistema é importante entender como cada um se comporta além da certificação de que as necessidades da empresa serão atendidas.

Para escolher entre as opções do mercado é possível seguir uma lista com alguns passos que, com certeza, orientarão sua escolha.

• Será melhor adquirir um emissor pago ou as versões gratuitas atendem o seu negócio?

• Reflita sobre como um emissor será aplicado no negócio.

• Selecione ferramentas reconhecidas no mercado.

• Teste algumas opções antes de tomar decisão final.

8. Quais as diferenças entre um emissor gratuito e uma opção paga?

O tópico seis passa pela grande questão de adotar ou não um serviço para emitir as notas fiscais eletrônicas.

Isso porque, hoje o SEBRAE disponibiliza uma ferramenta gratuita para emissão de NF-e. A grande questão é que o software possui uma série de limitações, como por exemplo, suporte técnico demorado e o cálculo de impostos não é automático.

Trata- se de um sistema básico e que não conta com ajuda. É recomendado para pequenas empresas e pessoas que já estão familiarizadas com softwares e impostos em geral.

Já se tratando das opções pagas, existem hoje inúmeros softwares de emissão de NFe que garantem não só a Nota Fiscal eletrônica, mais possibilidade de trabalhar integrando os mais variados setores administrativos da empresa por meio de uma única plataforma.

A aquisição de um bom software NFe, mantém o sistema atualizado de acordo com as normas governamentais, além de contar com melhorias para simplificar o funcionamento do sistema.

Dessa forma o empreendedor tem segurança em utilizar uma ferramenta que vai garantir o controle fiscal da maneira correta, assim como implementar a performance geral da empresa.

Ressaltamos que nesse caso que recorrer a uma ferramenta gratuita, sem quase nenhuma, funcionalidade prática pode significar um custo maior para empresa do que a mensalidade para manter um software.

9. Qual Sistema emissor de Nota Fiscal Eletrônica escolher?

Como dito anteriormente, testar as opções do mercado é um passo importante antes da escolha de um emissor de NF-e. Pensando nisso listamos aqui excelentes opções oferecidas pelo mercado, hoje em dia.

Emissor de NF-e da Secretaria da Fazenda de São Paulo

Trata-se da opção gratuita, disponibilizada pelo SEBRAE, citada anteriormente. Por não possuir muitos recursos, só é recomendado para empresas que emitem poucas notas fiscais.

Além disso é preciso digitar todos os dados do cliente mesmo que tenha emitido uma nota para ele antes e também não envia o arquivo XML, que você terá que fazer manualmente.

ContaAzul

O software ContaAzul de emissão de é a plataforma online que promete agilizar a emissão de Notas Fiscais eletrônicas para produtos e serviços de uma empresa.

O serviço pago contém um pacote de diversos recursos que integra o sistema de vendas, a cobrança e fluxo de caixa, além da importação do Certificado Digital.

eNotas

É um dos softwares de emissão de Notas mais conhecidos no mercado. Possui um enorme diferencial de agilidade, armazenamento, emissão automática e envio das notas por e-mail.

O objetivo da empresa é se fazer da tecnologia para cuidar das notas fiscais da empresa, assim seus membros podem dar foco aos outros setores e crescer rapidamente.

A eNotas oferece soluções para diferentes nichos. Produtores digitais e empreendedores que vendem pela internet podem emitir as suas notas fiscais automaticamente com o eNotas Emissor. Para isso, basta utilizar alguns dos diversos meios de pagamentos e plataformas EAD integrados à eNotas, como a Hotmart, o PagSeguro, a Iugu e outros.

Por outro lado, quem precisa de uma solução mais robusta pode utilizar a API de Nota Fiscal oferecida pelo eNotas. Diversas softwares houses e ERPs a utilizam para emitir os próprios documentos fiscais ou até mesmo oferecer essa funcionalidade aos seus clientes.

GestãoCliclk

Com o software emissor de Nota Fiscal do GestãoClick é possível emitir notas fiscais eletrônicas de produtos e serviços com rapidez e facilidade, de forma online.

O emissor da empresa possui um pacote completo de recursos e promete privacidade, segurança e um bom serviço de backup para lidar com os dados fiscais de um negócio.

10. Conclusão sobre NFe e Emissor de Nota Fiscal

Tanto as notas fiscais no formato eletrônico como os sistemas de emissão de notas (principalmente) são recursos criados para automatizar algumas atividades manuais, burocráticas e repetitivas do cotidiano da empresa.

Os sistemas permitem reduzir o tempo gasto com a digitalização das notas fiscais. Por exemplo, se livrar de planilhas imensas, diminuir o número de papéis e o dinheiro gasto com cópias e impressões, acessar arquivos de onde estiver, entre outras.

Com um emissor de notas fiscais, a tecnologia aparece como um jeito de facilitar uma rotina já agitada dos empreendedores, e garantir a segurança e o sucesso do setor financeiro da empresa.